Eisenhowerova rozhodovací matice: Jak rozlišovat mezi naléhavými a důležitými úkoly a dosáhnout skutečného pokroku ve vašem životě

Eisenhowerova rozhodovací matice: Jak rozlišovat mezi naléhavými a důležitými úkoly a dosáhnout skutečného pokroku ve vašem životě

Máte někdy pocit, že trávíte veškerý svůj čas zvládáním krizí? Že je váš život v podstatě stráven hasením jednoho příslovečného ohně za druhým?

Na konci dne se cítíte úplně vyčerpaní a vyčerpaní energií, a přesto nemůžete poukázat na nic, čeho byste dosáhli skutečného významu?

Ano?

Pak si, můj příteli, pravděpodobně pleteš naléhavé s důležitým.

Už jsme mluvili o mnohalekce vedení, které lze nasbírat ze života Dwighta D. Eisenhowera. Dnes si povíme něco jiného - princip, který ho provázel celou jeho, velmi úspěšnou kariérou generála a prezidenta:

'To, co je důležité, je zřídkakdy naléhavé a to, co je naléhavé, je zřídka důležité.'



Níže se podíváme na rozdíl, který mezi těmito dvěma velmi odlišnými věcmi udělal Ike, a prozkoumáme, jak vám porozumění „principu Eisenhowerova rozhodnutí“ může pomoci stát se mužem, jakým chcete být.

Rozdíl mezi naléhavým a důležitým

Naléhavéznamená, že úkol vyžaduje okamžitou pozornost. Toto jsou úkoly, které křičí „Teď!“ Naléhavé úkoly nás dostaly do areaktivnírežim, jeden poznamenaný obranným, negativním, uspěchaným a úzce zaměřeným myšlením.

Důležitéúkoly jsou věci, které přispívají k našemu dlouhodobému poslání, hodnotám a cílům. Někdy jsou důležité úkoly také naléhavé, ale obvykle nejsou. Když se soustředíme na důležité činnosti, působíme v areagujícírežim, který nám pomáhá zůstat klidný, racionální a otevřený novým příležitostem.

Je to docela intuitivní rozdíl, přesto většina z nás často padá do pasti víry, že všechny naléhavé činnosti jsou také důležité. Tento sklon pravděpodobně má kořeny v naší evoluční historii; naši předkové se více soustředili na krátkodobé starosti než na dlouhodobou strategii, protože sklon k okamžitým podnětům (jako dobíjení šavlozubé kočky) by mohl znamenat rozdíl mezi životem a smrtí.

Moderní technologie (24hodinové zprávy, Twitter, Facebook, textové zprávy), které nás neustále bombardují informacemi, jen prohloubily tento hluboce zakořeněný způsob myšlení. Naše technologie produkující podněty považuje všechny informace za stejně naléhavé a naléhavé. Twerk-gate Miley Cyrus má stejnou váhu jako důležité diskuse o politice D.C.

My jsme,jak tvrdí autor Douglas Rushkoff, prožívání „přítomného šoku“-stavu, ve kterém „žijeme v nepřetržitém, vždy zapnutém‚ nyní ‘“ a ztrácíme smysl pro dlouhodobé vyprávění a směrování. V takovém stavu je snadné ztratit ze zřetele rozdíl mezi skutečně důležitým a pouze naléhavým.

Důsledky této prioritní slepoty jsou osobní i společenské. Ve svém vlastním životě trpíme vyhořením a stagnací a v širším měřítku naše kultura není schopna vyřešit skutečně důležité problémy naší doby.

Eisenhowerova rozhodovací matice

Obchodní myslitel Stephen Covey ve své knize propagoval Eisenhowerův rozhodovací princip7 návyků vysoce efektivních lidí.V této knize Covey vytvořil rozhodovací matici, která pomáhá jednotlivcům rozlišovat mezi tím, co je důležité a co není důležité, a tím, co je naléhavé a ne naléhavé. Matice se skládá ze čtverce rozděleného do čtyř polí nebo kvadrantů, takto označených: 1) Naléhavé/Důležité, 2) Naléhavé/Důležité, 3) Naléhavé/Nedůležité a 4) Naléhavé/Nedůležité:

Eisenhowerova rozhodovací matice je naléhavě důležitá.

Níže se podrobně věnujeme každému kvadrantu a vysvětlíme, ve kterém bychom měli trávit většinu času, pokud chceme být nejlepší a co nejlépe využít svůj život.

Kvadrant 1: Naléhavé a důležité úkoly

Úkoly kvadrantu 1 jsou naléhavé a důležité. Jsou to úkoly, které vyžadují naši okamžitou pozornost a také směřují k naplnění našich dlouhodobých životních cílů a poslání.

Úkoly kvadrantu 1 obvykle sestávají z krizí, problémů nebo termínů.

Zde je několik konkrétních příkladů naléhavých a důležitých úkolů:

  • Některé e -maily (může to být nabídka práce, e -mail pro novou obchodní příležitost, která vyžaduje okamžitou akci atd.)
  • Termín papírového termínu
  • Daňový termín
  • Manželka na pohotovosti
  • Motor auta zhasne
  • Domácí práce
  • Dostanete infarkt a skončíte v nemocnici
  • Zavolá vám ředitel vašeho dítěte, že musíte přijít na schůzku o jeho chování

S trochou plánování a organizace lze mnoho úkolů Q1 zefektivnit nebo dokonce úplně odstranit. Například místo čekání na práci na semestru (tedy jeho proměnu v naléhavý úkol) do poslední chvíle byste si mohli naplánovat čas tak, abyste s papírem skončili týden předem. Nebo místo toho, abyste čekali, až se vám něco doma rozpadne a potřebujete opravit, můžete následovatplán pravidelné údržby.

I když nikdy nebudeme schopni zcela odstranit naléhavé a důležité úkoly, můžeme je výrazně omezit trochou proaktivity a tím, že v Quadrantu 2 strávíme více času.

Což nás samozřejmě přivádí k…

Kvadrant 2: Ne naléhavé, ale důležité úkoly

Úkoly kvadrantu 2 jsou činnosti, které nemají naléhavý termín, ale přesto vám pomohou dosáhnout vašich důležitých osobních, školních a pracovních cílů a také vám pomohou splnit vaše celkové poslání jako muže.

Úkoly Q2 se obvykle soustředí na posílení vztahů, plánování do budoucna a zlepšení sebe sama.

Zde jsou některé konkrétní příklady ne naléhavých, ale důležitých úkolů:

Podle Covey,měli bychom se snažit trávit většinu času aktivitami druhého čtvrtletí, protože právě oni nám poskytují trvalé štěstí, naplnění a úspěch. Bohužel existuje několik klíčových výzev, které nám brání investovat dostatek času a energie do úkolů druhého čtvrtletí:

  • Nevíte, co je pro vás skutečně důležité.Pokud nemáte představu, na jakých hodnotách a cílech vám nejvíce záleží, zjevně nebudete vědět, čemu byste měli věnovat čas, abyste těchto cílů dosáhli! Místo toho se budete věnovat všem podnětům a úkolům, které jsou nejnaléhavější. Pokud máte pocit, že vám chybí životní poslání, nebo si nejste jisti, jaké jsou vaše základní hodnoty, vřele doporučuji přečíst si naše články ovypracování životního plánujakož idefinování vašich základních hodnot.
  • Přítomná zaujatost.Jak jsme právě diskutovali, všichni máme sklon soustředit se na to, co je v tuto chvíli nejnaléhavější. To je náš výchozí režim. Je těžké se namotivovat k tomu, abychom něco udělali, když nám nad hlavou nehrozí termín. Odchod z této záložní polohy trvásíla vůlea sebekázeň-vlastnosti, které nepřicházejí přirozeně a musí být aktivně pěstovány a vyjadřovány.

Protože aktivity druhého čtvrtletí netlačí na naši pozornost, obvykle je držíme navždy na zádech svého života a říkáme si: „K těm věcem se dostanu‘ někdy ‘poté, co se postarám o tyto naléhavé věci.“ Dokonce jsme odložili zjišťování, co je v životě nejdůležitější, což samozřejmě jen udržuje cyklus, ve kterém vše, o co se kdy staráme, jsou nejnaléhavější úkoly v našem seznamu.

Ale „jednoho dne“ nikdy nepřijde; pokud čekáte na důležité věci, dokud se váš plán trochu nevyjasní, věřte mi, když řeknu, že ne. Vždy se budete cítit tak zaneprázdněni, jako jste teď, a když už, tak život s přibývajícím věkem začíná být rušnější (alespoň do důchodu).

Abychom překonali svou inherentní zaujatost, která nám brání soustředit se na činnosti kvadrantu 2, musíme žít svůj životzáměrně a proaktivně. Ve výchozím režimu nemůžete spustit svůj život. Musíte se vědomě rozhodnout: „Udělám si na tyto věci čas peklem nebo vysokou vodou.“

Kvadrant 3: Naléhavé a nedůležité úkoly

Úkoly kvadrantu 3 jsou činnosti, které nyní vyžadují naši pozornost (naléhavé), ale nepomáhají nám dosáhnout našich cílů ani splnit naše poslání (není důležité). Většina úkolů ve 3. čtvrtletí je vyrušení od ostatních lidí a často zahrnuje pomoc při plnění jejich vlastních cílů a plnění jejich vlastních priorit.

Zde jsou některé konkrétní příklady aktivit kvadrantu 3:

  • Telefonní hovory
  • Textové zprávy
  • Většina e -mailů (některé e -maily mohou být naléhavé a důležité)
  • Spolupracovník, který přijde u vašeho stolu v hlavní pracovní době, aby vás požádal o laskavost
  • Žádost od bývalého zaměstnance, aby za něj napsal doporučující dopis (je to pro něj pravděpodobně důležité, ale přiznejme si to, pravděpodobně to pro vás není tak důležité)
  • Maminka přijde bez ohlášení a chce vaši pomoc s fuškou

Podle Coveyho mnoho lidí tráví většinu času úkoly Q3, zatímco si myslí, že pracují v Q1. Protože úkoly Q3 pomáhají ostatním, rozhodně anocítitDůležité. Navíc to jsou také obvykle hmatatelné úkoly, jejichž dokončení vám dává pocit uspokojení, který pochází z kontroly něčeho ze seznamu.

Ale i když úkoly Q3 mohou být důležité pro ostatní, nejsou důležitévy. Nejsou nutně špatné, ale musí být v rovnováze s vašimi aktivitami ve 2. čtvrtletí. Jinak skončíšpocitjako byste toho stihli udělat hodně ze dne na den, a nakonec si uvědomili, že ve skutečnosti neděláte žádný pokrok ve svých dlouhodobých cílech. To je recept na osobní frustraci a zášť vůči ostatním lidem.

Muži, kteří tráví většinu času prací na naléhavých, ale ne důležitých úkolech, často trpí „Syndromem pěkného chlapa“ a chtějí neustále potěšit ostatní na úkor vlastního štěstí.

Pokud jste to vy, řešení je jednoduché:Staňte se asertivnějšía začít pevně (ale zdvořile)řekněte ne většině požadavků.

Kvadrant 4: Naléhavé a nedůležité úkoly

Činnosti kvadrantu 4 nejsou naléhavé a nejsou důležité. Těmto aktivitám říkám „čurání“. Činnosti Q4 nejsou naléhavé ani vám nepomáhají dosáhnout dlouhodobých cílů nebo splnit vaše poslání jako muže. Jsou to především rozptýlení.

Mezi konkrétní příklady úkolů, které nejsou naléhavé a nejsou důležité, patří:

  • Sledování televize
  • Bezmyšlenkovitě surfujte po webu
  • Hraní videoher
  • Procházení Facebookem, Twitterem, Instagramem
  • Hazardní hry
  • Nákupní horečka

Myslím, že kdyby většina z nás na sobě provedla časový audit, zjistili bychom, že aktivitám ve 4. čtvrtletí trávíme nadměrné množství času. Jsem si jistý, že většina z nás má okamžiky „plýtvám životem“ poté, co jsme strávili hodiny procházením webu a uvědomili si, že jsme ten čas mohli využít k dosažení našich zušlechťujících životních cílů. Ne? To jsem jen já? Dang.

Jako pragmatik si nemyslím, že byste ze svého života museli aktivity Q4 úplně vyloučit. Po obzvláště hektickém a rušném dni je můj mozek potřebný k dekompresi náhodně procházet internet nebo sledovat půl hodiny oblíbený televizní pořad.

Místo toho, abyste se snažili úplně zbavit úkolů Naléhavé a Nedůležité, zkuste jim věnovat jen velmi omezené množství času. 5% nebo méně vašich bdělých hodin je dobrý cíl.

Buďte jako Ike; Věnujte více času důležitým úkolům

V našem současném šokovém světě je schopnost filtrovat signál ze šumu nebo rozlišovat mezi tím, co je naléhavé a co je opravdu důležité, zásadní dovedností, kterou je třeba mít.

Mojí výzvou pro vás tento týden je aplikovat Eisenhowerovu rozhodovací matici na tolik aspektů vašeho života, kolik jen můžete. Když stojíte tváří v tvář rozhodnutí, zastavte se a zeptejte se sami sebe: „Dělám to, protože je to důležité, nebo to dělám, protože je to jen naléhavé?“

Slibuji, že když strávíte většinu času prací na ne naléhavých, ale důležitých úkolech, budete ve svém životě cítit obnovený pocit klidu, kontroly a klidu. Budete mít pocit, že děláte skutečný pokrok. Investováním svého času do plánovacích/organizačních aktivit Q2 můžete předcházet mnoha krizím a problémům Q1 a odstraňovat je, vyvažovat požadavky Q3 se svými vlastními potřebami a skutečně si užít vegetace Q4 s vědomím, že jste vydělal zbytek. Tím, že se úkoly Q2 stanou vaší nejvyšší prioritou, bez ohledu na nouzovou situaci, mrzutost nebo termín, s nímž jste se setkali, budete mít duševní, emocionální a fyzickou schopnost reagovat pozitivně, nikoli obranně.

Nástroje, které vám pomohou

Abychom vám pomohli použít rozhodovací matici Eisenhower, doporučujeme vyzkoušet následující nástroje.

Aplikace Eisenhower.Toto je aplikace pro iPhone, která vám umožní snadno organizovat svůj úkol podle rozhodovací matice Eisenhower. Měl jsem šanci si s tím trochu pohrát a líbilo se mi, co jsem viděl. Pro Android se mi nic podobného nepodařilo najít.

Stáhněte si pracovní list matice rozhodnutí Eisenhower.Vytvořil jsem malý malý soubor PDF Eisenhower Decision Matrix, který je k dispozici ke stažení zdarma. Dnes večer si jeden vytiskněte a vyhraďte si 30 minut na osobní reflexi. Vytvořte si seznam úkolů, nad kterými trávíte většinu času, a přiřaďte je příslušnému kvadrantu v matici. Pokud tak učiníte, získáte hrubou představu o tom, zda trávíte čas aktivitami, které jsou skutečně důležité.

Poté, co to uděláte, přemýšlejte o způsobech, jak můžete snížit čas, který strávíte úkoly Q1, Q3 a Q4, a zvýšit čas, který strávíte aktivitami Q2.