Získejte více práce sledováním svého času

Získejte více práce sledováním svého času

Počet strategií produktivity tam je nespočet. Každý den jsou online publikovány desítky a možná stovky článků o tom, jak toho zvládnout více, a to jak v práci, tak v životě obecně. Může to být naprosto zdrcující. Pokud bych měl trávit čas čtením všech těchto nových článků a knih, neměl bych čas dělat to, co je skutečně cenné a důležité. Pokud se tedy cítíte zahlceni - jako byste neměli dost času nebo byste měli dělat více práce - kde je nejlepší začít?

Proč ne v nadaci?

Abyste věděli, jak být produktivnější, musíte nejprve přesně vědět, jak trávíte minuty a hodiny dne. Říkáte, že musíte udělat víc, nebo že na všechno nemáte dost času, ale když svůj čas skutečně sledujete, zjistíte, že na Facebooku trávíte 60 minut denně. Odtamtud se náprava zdá být docela zřejmá.

Pustil jsem se do tohoto experimentu se sledováním času a po měsíci, kdy jsem to dělal, upřímně věřím, že se moje úroveň produktivity trvale zvýší. Zhasla žárovka o tom, jak trávím čas a co dělat, abych ho lépe využil.

Pokud jste ve velmi strukturovaném prostředí, kde je váš den do značné míry určován schůzkami - řekněme jako lékař nebo právník - tato aktivita nemusí být pro vaši pracovní dobu příliš užitečná. Pokud ale máte pocit, že se vaše noci a víkendy neustále proplétají v oparu Netflixu a surfování po webu a nejsou tak poučné, zábavné a/nebo obohacující, jak byste chtěli, můžete použít stejné principy řízení času na získat více ze svého volného času.



Chcete -li převzít kontrolu nad svými hodinami, než abyste je mohli ovládat a cítit se na konci dne ztraceni, sledujte svůj čas. Níže vás seznámím s výhodami a konkrétními nástroji, které můžete použít k provedení tohoto experimentu a k lepšímu využití života.

Chcete včas zvládnout? Zacházejte s tím jako s jídlem

Jedním z důvodů, proč je řízení času tak obtížné, je ten, že samotný čas je tak mlhavý. Nevidíte to; je to abstraktní; dokonce i vědci se stále pokoušejí zjistit jeho povahu!

Abyste lépe porozuměli času, doporučuji o tom přemýšlet jako o něčem konkrétnějším: o jídle. Sklon k rozptýlení je jako chuť na nezdravé jídlo. Nedostatek produktivity je jako přenášet přebytečná kila kolem pasu. A řešení? Sledování času, tj. Vedení potravinového deníku.

Několik studií v průběhu let potvrdilo, že vedení potravinového deníku v průběhu několika týdnů nebo dokonce měsíců je jedním z nejjistějších způsobů, jak zhubnout. Ve skutečnosti,původní studie z roku 2008ukázal, že ti, kteří si vedli záznam - ať už papírový, digitální nebo dokonce fotografický - o tom, co jedli během celého dne, ztratilidvakrátstejnou váhu jako ti, kteří to neudělali.

Proč je sledování jídla tak účinné?

Za prvé, jednoduché povědomí o tom, co kdo jí, může být pro ty, kteří mají nadváhu, šokem. Zdá se, že bezduché občerstvení nebo pravidelně objednávané dezerty toho moc nepřidává ... dokud nezdokumentujete každé sousto jídla, které vám přejde přes rty.

K deníku o jídle patří také vnitřní odpovědnost. Když na cestě domů srazíte Whoppera a odhodíte důkazy, než vejdete do dveří, tento čin skutečně zmizí z vašeho vědomí. Jakmile však zapíšete toho Whoppera, stane se skutečným. Se to stalo. K tomu se musíte vnitřně postavit.

Povědomí a zdravý pocit studu a odpovědnosti přispívají ke skutečnosti, že chovatelé potravinového deníku hubnou mnohem efektivněji než ti, kteří ne.

Stejné přesné výhody a důvody platí pro vedení záznamu o tom, jak člověk tráví hodiny a minuty. Pokud tedy chcete začít vnímat absenci produktivity, začněte sledovat svůj čas.

Chcete více udělat? Výhody sledování času

Sledování času není příliš sexy způsob, jak zvýšit vaši produktivitu. Spíše než nablýskaná nová aplikace (nebo lesklý nový smartphone) vyžaduje pečlivé sledování minut a hodin po celý den v průběhu několika týdnů nebo dokonce měsíců. Je to také ironicky dost časově náročný úkol; ale tato investice předem sklidí dividendy v příštích letech a desetiletích.

Podívejme se nejprve na některé konkrétní výhody, které má sledování vašeho času na produktivitu, a poté se podívejme na nejlepší způsoby, jak to skutečně udělat.

1. Buduje základ pro další metodiky produktivity

'Aniž bychom si uvědomili, jak v současné době trávíme čas, je těžké přemýšlet o tom, zda jednáme způsobem, který odpovídá vašim hodnotám a úkolům s největším dopadem.' Vedení časového protokolu je skvělý způsob, jak najít výchozí bod, základní úroveň. “ –Chris Bailey,Projekt produktivity

Neponořili byste se do programu silového tréninku, aniž byste nejprve vytvořili základní linie pro to, co můžete zvednout. Totéž by mělo platit, když se pokoušíte zavést nové rutiny, abyste toho stihli více. Pokud nemáte přesný obrázek o tom, jak je váš čas tráven a co s ním děláte, jak můžete případně stanovit realistické cíle a časové harmonogramy pro jejich dosažení?

Chcete -li použít příklad shora, pokud si neuvědomujete, že trávíte 60 minut denně na Facebooku, jak můžete vůbec vědět, že musíte podniknout kroky ke snížení spotřeby sociálních médií? Pokud nesledujete své hodiny, možná se ani nedostanou do vašeho vědomí, a možná byste si jednoduše mysleli, že potřebujete nový systém seznamů úkolů. Ve skutečnosti musíte Facebook zablokovat.

Zaznamenávání času vám umožňuje soustředit se na stanovení metod produktivity, které se ve skutečnosti vztahují na váš skutečný život, a na to, co si myslíte, že musíte udělat.

Od doby, kdy jsem sledoval svůj čas, jsem si například uvědomil, že pokud můj den není dobře naplánovaný s alespoň 3 důležitými úkoly, které musíte splnit, nakonec ztrácím více času, protože se jen tak nějak vznáším a snažím se zjistit, co je třeba udělat, a já se nevyhnutelně pokouším o více úkolů. Když však plánuji dopředu, zvláště když je den předem, můžu skočit do rána s plnou parou a neztrácet čas tím, že se budu snažit zjistit, co mám na programu. Bez zaznamenávání času si nejsem jistý, zda bych si uvědomil, že prvních 20–30 minut mého dne bylo do značné míry neúčinných, protože neměl konkrétní plán.

2. Zjistíte, že jste přeceňovali, jak dlouho určité věci trvají…

Zdá se, že dnes mají všichni pocit, že jsou neustále zaneprázdněni.

Ale co když vaše zaneprázdněnost byla spíše problémem vnímání než reality?

Jedním z hlavních důvodů, proč si můžete myslet, že na všechno nemáte dost času, je to, že pravděpodobně špatně odhadnete, kolik času některé úkoly skutečně zabere a kolik času jim skutečně věnujete.Autorka Laura Vanderkampíše o tomto jevu:

'Jsme náchylní k podceňování nebo podceňování věcí na základě společensky žádoucích vjemů nebo aktuálních emocí.' Například jen málo z nás miluje rutinní aspekty domácích prací nebo správy domácnosti. Vyprázdnění myčky nebo zaplacení účtů nezabere mnoho času, ale máme pocit, že tyto práce děláme vždy. Pokud se nás tedy někdo zeptá, kolik času takovým věcem věnujeme, přeceňujeme - o něco řádově 100 procent u mužů i žen - ve srovnání se skutečnými čísly zaznamenanými v časových denících. “

Pokud jde o nadhodnocenou část rovnice, negativním efektem je, že se cítíte zaneprázdněnější, než ve skutečnosti jste. Když se podíváte na svůj rozvrh, nafouknete, jak dlouho budou některé úkoly trvat, budete se cítit uměle zaplaveni a budete odrazeni od snahy zapracovat na určitých cílech nebo začít s konkrétním koníčkem. Navíc můžete dokonce věnovat více času činnosti, než ve skutečnosti potřebujete, aby její trvání odpovídalo vašemu předem stanovenému odhadu; práce vyplňuje čas, jak se říká.

Před několika měsíci jsem možná řekl, že moje každodenní a týdenní úkoly údržby pro práci (drobnosti, které nezabírají mnoho času ani úsilí, ani nepřinášejí velkou hodnotu pro konečný výsledek, ale je třeba je udělat), mi zabere 1 -2 hodiny denně. Když jsem však začal sledovat svůj čas, došlo mi, že mi ty věci opravdu trvaly jen asi hodinu denně a někdy dokonce i méně (až 30 minut, příležitostně!). Začal jsem se méně hrabat, abych vyplnil čas, který jsem dříve odhadoval, že tyto úkoly budou trvat, a zjistil jsem, že mám více času, než jsem si myslel, což mě motivovalo k vytvoření ambicióznější denní agendy.

Ne všechny úkolycítitčasově náročné, samozřejmě; někteří ve skutečnosti jsou a ve skutečnosti možná nemáte dost času na to, abyste dělali vše, co byste chtěli. Je ale velká šance, že po pár týdnech sledování času najdete některé úkoly, které vám zabere méně času, než jste si mysleli, že jste na stole nechali několik dobrých hodin a že se vám do něj vejde více věcí. váš rozvrh, než byste si uvědomovali.

3.… A podceňování toho, jak dlouho utrácíte za jiné věci

Všichni máme během týdne stejně 168 hodin. Jak to, že se zdá, že někteří lidé zvládnou víc než ostatní? Najdou za den více minut, které jsou skryty a přístupné pouze hyperproduktivům? Samozřejmě že ne!

Prostě lépe využívají zásobu zlatého času, který každý den získáváme.

Stejně jako často přeceňujeme, jak dlouho věci trvají, také podceňujeme, kolik času věnujeme určitým aktivitám.

Naše tendence zvyšovat, kolik času věci, jako jsou domácí práce, vyžaduje, pochází ze skutečnosti, že tyto úkoly jsou náročnější na provádění, a tím i výraznější. Naopak úkoly, které vyžadují málo kognitivního heftingu, které jsou pasivnější povahy, mají tendenci proklouznout s malým všimnutím.

Stejně jako novináři o jídle nutně nevědí, co jedí, většina lidí například nepočítá hodiny, kdy se dívají na obrazovky. Možná si myslí, že sledují jen hodinu televize denně, ale když to skutečně sledují, jsou to tři. Myslí si, že svůj telefon kontrolují jen několik minut několikrát denně, ale když sečtou všechna ta malá „pokukování“, uvědomí si, že strávili celou hodinu zasíláním textových zpráv a procházením Instagramu.

Po celý den se účastníme pasivních, nehospodárných činností, které by bylo možné omezit a znovu využít pro lepší účely. Nemůžete však vědět, co to je, pokud nejsou aktivně sledováni!

4. Zůstane vám to okamžitě odpovědné

Stejně jako u vedení deníku o jídle, i přihlašování času vás vede k odpovědnostirovnoupromarněný čas. Když se hodinu válíte online a pak se vrátíte do pracovního režimu, je docela možné, že si toho kromě vás nikdo nevšiml a ve skutečnosti to prostě zmizelo v éteru (říkejme tomuto jevu „Time Whopper“). Jediné, co máte, je vaše vina, dokud na ni nezapomenete a pak zítra neztratíte další hodinu nebo dvě.

Při sledování času si však musíte zapsat tu hodinu zbytečného procházení webu. Vidíte to přihlášené a existuje jiný typ reakce. Ať už píšete nebo píšete na zařízení, „12:00-13:00: procházení webu“ poskytuje větší dávku zdravého přesvědčení než pouhé pomyšlení: „Jejda, tam je další hodina“. Musíte se tomu ztracenému času podívat přímo do očí a uznat to.

Podle mých vlastních zkušeností se sledováním času to byl mnohem větší motivátor, než jsem očekával, a domnívám se, že to samé zjistíte jako pravdu. Na konci dne budete chtít vidět protokol plný produktivních aktivit - i když produktivní znamená číst nebo si hrát s dětmi. Když budete ztrácet čas a zapisovat si to, druhý den vás bude inspirovat mít čistý list a žádné ztracené hodiny ve svém časovém rozvrhu.

5. Umožňuje větší zátěž oblouku

Někdy, když si na určitou dobu zaznamenáte svůj pracovní den, zjistíte, že ve skutečnosti nemáte dost práce. Ztrácíte čas, protože to dokážete bez skutečné újmy na práci.

Pokud sledujete svůj čas a dojdete k závěru, že veškerou svou práci zvládnete s dostatkem času, který máte k dispozici, ale ve skutečnosti máte pocit, že jste neproduktivní nebo že byste toho mohli zvládnout víc, můžeterozhodněte se zatěžovat oblouk ještě více. Pokud jste samostatně výdělečně činní nebo z velké části řídíte sami, je to snadné. Zavolejte některým potenciálním klientům, pište více blogových příspěvků, telefonujte prodejcům a vyjednávejte o svých cenách. Pokud nejste samostatně výdělečně činní, zeptejte se svého nadřízeného, ​​zda existují nějaké projekty, na kterých můžete pracovat; je do značné míry zaručeno, že nebudete odmítnuti.

6. Nutí vás provádět jeden úkol spíše než víceúlohový

Je dobře známo, že multitasking je hrozný pro vaši produktivitu. Celá myšlenka je každopádně mýtus; ve skutečnosti neděláte více věcí najednou, jednoduše velmi rychle projíždíte různými aktivitami. Váš mozek není stavěn na to, aby zvládal práci jako chobotnice, takže se věci nevyhnutelně zmeškají nebo se neudělají tak, jak by mohly.

Když sledujete čas, víte, že každý přírůstek-ať už 15 minut nebo hodinu-se zaznamenává. To znamená, alespoň podle mých zkušeností, že každému úkolu dáte svůj čas na prostý fakt, že ho chcete umět přesně zaznamenat. Pokud trávíte jen několik minut různými úkoly, váš protokol bude nepořádek. Ale je tu určitá hrdost, která přichází s možností označit celou hodinu nebo dvě na jednu důležitou položku.

Časem si uvědomíte, že jste rozšířili svoji schopnost soustředit se a nebudete v pokušení plnit více úkolů a prokládat svou důležitou práci bezduchými úkoly údržby. Spíše se naučíte blokovat 30 nebo 60 minut denně těmto jednoduchým úkolům a dostat je všechny z cesty jednou ranou.

Jak sledovat čas přesně a efektivně

Nyní, když jsme objevili výhody sledování času, pojďme se podívat na to, jak to vlastně udělat, abychom to co nejlépe využili. Začneme několika zastřešujícími zásadami a poté se podíváme na několik užitečných nástrojů, které můžete použít.

Existují tři obecné klíče pro maximální využití sledování času:

  • Poctivost. Pokud si nejste upřímní, jak trávíte čas, jaký to má smysl? Jste jediný, kdo vidí váš časový protokol (pokud si nevyberete jinak), takže se zkrátíte jen v případě, že budete lhát.
  • Konzistence. Ve studiích o žurnalistech o jídle bylo zjištěno, že ti, kteří nebyli úspěšní při hubnutí, neuspěli, protože se vzdali deníku po několika dnech. Chcete-li získat skutečný obraz o tom, jak jsou hodiny tráveny konzistentním způsobem, potřebujete alespoň dva týdny sledování času. A měly by to být „normální“ týdny - ne o prázdninách nebo před prázdninami nebo něco podobného. Jděte na co nejtypičtější časový úsek.
  • Pečlivost. To byla další položka, která bránila novinářům v jídle rozpoznat své cíle. Aby bylo sledování času efektivní, musíte o něm být opravdu podrobní. Nemyslete na hodiny, ale na minuty. Prvních několik dní sledování jsem podrobně popsal svůj den až do minuty od chvíle, kdy jsem se probudil, až do doby, kdy jsem šel spát. Pak jsem dalších pár dní pracoval v pětiminutových krocích. A nakonec po zbytek dvou týdnů jsem sledoval v patnáctiminutových krocích. Ano, nějakou dobu to trvá, ale jsou to jen dva týdny. Můžeš to udělat.

Kromě těchto tří klíčů existují dva základní rámce pro sledování času:

  • Podle denní doby.Při sledování podle denní doby si svoji aktivitu zapisujete na určitý časový úsek, řekněme 9–9: 15 hodin. Nastavte si časovač na každých 15 minut (nejprve alespoň; může to být delší, jak jste se do toho dostali) a rychle si zaznamenejte, co jste dělali.
  • Podle úkolu.Díky této metodě budete svůj den a aktivity provádět jako obvykle a jednoduše si zapíšete, kdy změníte úkoly, a začnete něco nového.

Vyzkoušejte obojí a uvidíte, co vám vyhovuje. Během prvních pár dní sledování času jsem to dělal podle úkolů. Napsal bych do minuty, kdy jsem začal a přestal něco dělat a přešel k nové činnosti. To mi pomohlo zjistit, jak dlouho věci vlastně trvaly a jak byl můj den přirozeně strukturován.

Poté jsem se pustil do sledování podle časových přírůstků, což je užitečnější pro účely plánování, porozumění tomu, v jaké denní době pravděpodobněji ztrácíte čas, jak strukturovat přestávky atd. Další výhodou je, že když máte časovač připomene vám, abyste si zapsali, co jste dělali, znovu vás to zaměří, pokud jste se dostali mimo trať.

Také jsem rád přidal nějaký kontext do svých poznámek ke sledování času. Pokud jsem „četl“, poznamenal jsem si, kterou knihu nebo časopis. Někdy jsem zaznamenal počasí nebo podcast, který jsem poslouchal při „řízení“. U „Making coffee“ bych označil, kterou praženinu jsem použil a jakou metodu: „Jamajka, tmavá pečeně, French press.“ „Hraní s Grahamem“ (naše batole) bylo podrobnější než „hraní chytání po domě s malým basketbalem“. Tímto způsobem se z něj stal téměř deník a navíc jen sledovač času. To není nutné, ale může být příjemné se na to dívat zpětně.

Po dvou týdnech pečlivého sledování se to téměř stane zvykem. Udělalo to alespoň pro mě. I když teď nesleduji tak pečlivě, často kontroluji čas (přinejmenším během pracovní doby) a mentálně se ujistím, že toho využiji naplno. Pokud mám pocit, že vystupuji, zapíšu si do kapesního sešitu, co a jak dlouho dělám, a rychle mě to vrátí na správnou cestu.

I když po skončení dvoutýdenního experimentu nebudete pokračovat ve sledování, měli byste alespoň jednou za rok provést časový audit, abyste viděli, jak se věci změnily, a abyste byli na správné cestě (nebo zarovnat, pokud se věci uvolnily). A samozřejmě můžete také vždy provést inventuru, pokud máte pocit, že byste mohli ze svých dnů vyždímat trochu více (nebo naopak, pokud máte pocit, že nemáte dost času!).

Digitální nástroje

Na trhu je řada digitálních nástrojů, které pomáhají lidem automaticky sledovat čas, po stisknutí kláves a otevřených aplikacích/kartách zjistit, o co jde. Obecně jsem zjistil, že digitální nástroje mohou být užitečné, ale nemělo by se na ně spoléhat při sledování času. I když jste celý den na počítači, jednoduchý protokol webů a aplikací, které jste použili, nemusí být zcela nápomocný. Jistě, byli jste na Facebooku hodinu, ale pokud děláte marketing, pořádná část toho (nebo dokonce všeho) mohla být pro pracovní účely. Pouze vy můžete vědět, co jste dělali na konkrétním webu nebo aplikaci; digitální aplikace to za vás udělat nemohou.

Když to řeknete, mohou být užitečným doplňkem toho, co děláte, a pomoci vám probudit paměť, pokud byste během několika hodin něco zapomněli zaznamenat.

RescueTimeje lídrem ve vesmíru. Je to stažený program, který funguje na pozadí vašeho počítače a sleduje, kolik času trávíte na různých webech a aplikacích připojených k webu. Funguje ve více operačních systémech a dokonce i na telefonech Android. Nabízí také všechny druhy zpráv o tom, jak je váš čas stráven, a dokonce jde až ke sledování vaší efektivity a růstu produktivity, pokud zadáte předem stanovené cíle (například „strávte o hodinu méně e-mailem denně“) .

Přepnoutje základní časovač webové aplikace. Ačkoli je primárně určen pro nezávislé pracovníky nebo lidi, kteří potřebují sledovat čas klienta, díky robustním funkcím značkování a kategorizace je oblíbený pro stanovování cílů všeho druhu, od kondice po obecnou produktivitu. Díky praktickým grafům a grafům bude vaše produktivita také vizuální, což je užitečné.

ATrackerje k dispozici pouze pro iOS, ale je to šikovná aplikace pro snadné sledování vašeho času. Jednoduše přidáte běžné úkoly (nebo žraloky času), kliknutím na ně označíte, že to v tu chvíli děláte, a poté, co kliknete na další úkol nebo aktivitu, předchozí se automaticky zastaví a zaznamená se. Ručně tedy sledujete svůj čas, ale děláte to pomocí digitálního rozhraní.

Evernote, jako výše uvedený ATracker, je jakýmsi kombo mezi digitálním a analogovým. Používáte zařízení, ale pouze k zaznamenávání času, nikoli k jeho skutečnému sledování nebo grafu. Evernote používejte jako list papíru; vytvořte nový zápisník pro své časové záznamy a poznamenejte si, jak byly vaše hodiny stráveny.

Analogové nástroje

Nejlépe se mi osvědčilo staré dobré pero a papír. Vůbec jsem nepoužíval žádné digitální nástroje, protože jsem věděl, že by to pravděpodobně skončilo rušením samo o sobě („Grafy a grafy mé produktivity! Jak produktivní!“).

Časový rozvrh 168 hodin.Tuto šikovnou šablonu rozvrhu vytvořila autorka Laura Vanderkam. Jednoduše si zapisujete, co děláte, v 15minutových přírůstcích v průběhu celých 168 hodin v týdnu. Mějte tento list po ruce na stole, kuchyňské lince nebo nočním stolku. Po několika týdnech budete mít docela dobrou představu o svých největších žroutech času a také o tom, jak dlouhé věci jsouvlastněvezměte proti tomu, co si myslíte, že dělají.

Kapesní notebook.Kapesní notebook je z nějakého důvodu klasický. Vejde se do zadní kapsy, takže kdykoli změníte úkoly nebo činnosti, označte si je v případě potřeby vysvětlivkami. Pokud jste například četli webový článek do práce, označte jej takto a ne jen „online čtení“. Na konci dne zkontrolujte, zda jste spokojeni s tím, jak jste svůj čas strávili. Pokud jste jako já, téměř okamžitě si všimnete, co se stalo špatně, co vás rozptylovalo a promrhalo čas, a budete mít zdravou dávku hanby situaci napravit. Okamžitá odpovědnost FTW!

Když se můžete ohlédnout za svým rozvrhem a vidět plný a produktivní den, budete cítit nesmírnou hrdost a že jste si opravdu zasloužili relaxaci a spánek. Sledování času změnilo nejen to, jak jsem trávil minuty a hodiny, ale také to, jak se dívám na svůj život a svůj čas zde na Zemi jako celku. Ujistěte se, že trávíte čas věcmi, na kterých opravdu záleží.

Sledujte svůj čas, změňte svůj život. Vezměte rok 2017 za rohy.

_____________________________

Zdroje

Projekt produktivityChris Bailey

168 hodinod Laury Vanderkam